第 1 条 (目的)

この規程は、 ▼ 会社名 / 屋号 (以下 「当社」) における 電子計算機を使用して作成する 国税関係帳簿書類 のうち、 電子取引情報の 授受及び保存 に関して 必要な事項を 定め、 もって 適正かつ円滑な 業務運営に 資することを 目的とする。

第 2 条 (適用範囲)

この規程は、 当社の 全ての 役員及び従業員 (以下 「従業員等」) に 適用する。

第 3 条 (管理責任者)

当社における 電子取引情報の 取扱責任者は ▼ 役職 / 氏名 (以下 「責任者」) とする。 責任者は この規程に基づき、 電子取引情報の 適正な保存 及び 管理に関する 責務を 負うものとする。

第 4 条 (電子取引の範囲)

当社における 電子取引の範囲は 以下のとおりとする。

1. 電子メール及びそれに添付されたデータの 送受信
2. インターネット上の Web サイト等を介した 取引データの 授受
3. クラウドサービス (会計ソフト・経費精算サービス等) を介した 取引データの 授受
4. EDI (電子データ交換) 取引
5. その他 電子的方式による 取引データの 授受

第 5 条 (取引情報の保存)

従業員等は、 電子取引により 授受した 取引情報 (注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書 その他これらに準ずる 書類に通常記載される事項) について、 受領後 速やかに 「写真で経費管理くん (写真で請求書管理くん 含む) 」 ほか 当社が 指定する システム に 保存し、 改ざん 防止措置を 講じるものとする。

第 6 条 (検索機能の確保)

保存した 電子取引情報は 以下の 条件で 検索 可能な状態を 維持する。

1. 取引年月日 その他の 日付、 取引金額、 取引先 を 検索条件として 設定できること
2. 日付 又は 金額の 範囲指定により 検索できること
3. 2 以上の 任意の 記録項目を 組み合わせた 条件により 検索できること

第 7 条 (真実性の確保)

当社は、 電子取引情報の 真実性を 確保するため、 訂正又は削除に関する 履歴が 残るシステム、 もしくは 訂正又は削除を 行えない システム (本規程末尾 「使用システム」 参照) を 利用する。 ファイルの 訂正・削除は 第 3 条の 責任者の 承認を経た 場合に 限り 行うことができる。

第 8 条 (保存期間)

電子取引情報の 保存期間は 各税法に 定める保存期間と同一とする (法人税法上の保存帳簿書類は 7 年間、 一定の場合は 10 年間)。 当社の システムは 法定保存期間中の 削除・上書きを 制限する。

第 9 条 (バックアップ)

責任者は、 電子取引情報を 定期的に 別の媒体 又は クラウドストレージに バックアップを 取得し、 災害等による 滅失に 備えるものとする。

第 10 条 (規程の変更)

この規程の 変更は ▼ 代表者名 の 承認をもって 行うものとする。

付則 (使用システム)

当社は 第 7 条の 真実性確保のため 以下のシステムを 使用する:

1. 「写真で経費管理くん」 (株式会社８) — 会計事務所 制御の 訂正削除ロック機能 + 監査ログ完全保管 (51 種別)
2. R2 オブジェクトストレージ (Cloudflare) — 法定保存期間中の 削除・上書き 制限
3. その他 当社が 指定する 業務システム